Tudo sobre sistema de agendamento on-line: como funciona e benefícios

Seu estabelecimento usa um sistema de agendamento on-line? Caso a resposta seja negativa, saiba que está perdendo uma ótima oportunidade de não apenas ter mais previsibilidade, mas também vender mais, inclusive em baixa temporada.

A propósito, saiba que o sistema de agendamento é um software que possibilita que os clientes confiram a disponibilidade das mesas em um restaurante e façam uma reserva para o futuro, inclusive pagando antecipadamente.

Essa ferramenta é extremamente útil e fácil de usar, tanto para os estabelecimentos quanto para os clientes.

Quer aprender como? Continue lendo e confira como funciona, os benefícios e, ainda, como divulgar a agenda do seu restaurante temático!

O que é e como funciona um sistema de agendamento on-line?

O sistema de agendamento on-line é, em suma, um software que permite que os clientes façam reservas de mesas em restaurantes. Em outras palavras, o estabelecimento divulga sua agenda na internet e os interessados podem marcar o dia e horário que desejam ir, além de fazer o pagamento antecipado.

Ao usar este sistema para restaurantes temáticos, por exemplo, é possível sincronizar a reserva com o calendário pessoal dos clientes e, ainda, enviar mensagens. Tudo para garantir que o compromisso não seja esquecido.

Para que isso aconteça, é vital que um software de reserva para mesas em restaurantes temáticos tenha: sistema de reagendamento, caso ocorra um imprevisto com os clientes;

envio de notificações;
mapa de lugares, possibilitando a escolha das mesas na hora da reserva;
cobrança antecipada e pagamentos on-line para reduzir os riscos para o estabelecimento;
compra de adicionais;
sistema antifraude para mais segurança em todos processos;
checkout prático e rápido;
gestão de tarifas.

Essas são apenas algumas das funcionalidades que podem estar presentes em um sistema de agendamento on-line para restaurantes. Na prática, é possível ter muitas outras, como integração com outras plataformas, vouchers e cupons de desconto.

>>>> Aproveite e leia: ficha técnica para restaurante — como fazer? Passo a passo completo

Por que usar um sistema de agendamento on-line? 5 benefícios

Além de facilitar o acesso à agenda, um software de reserva para mesas em restaurantes temáticos traz muitas vantagens, como o melhor controle do público e do estoque, assim como o aumento das vendas em períodos de baixa temporada.

Confira, a seguir, como um sistema para restaurantes temáticos pode fazer seu negócio decolar!

1. Reduz o no-show

No-show é o termo usado quando o cliente faz uma reserva, mas, no dia marcado, não comparece, nem reagenda o compromisso. Como consequência, o estabelecimento perde uma mesa, que fica reservada enquanto poderia gerar lucro com outro consumidor.

Aliás, a maneira como o sistema de agendamento on-line resolve esse problema é simples: pode-se cobrar uma taxa ou o pagamento antecipado — nos casos em que os clientes escolhem um menu. Mesmo que não apareçam no dia, o restaurante não perde, pois já recebeu pelos serviços.

2. Facilita o controle durante os eventos sazonais

É comum que, durante eventos sazonais, os restaurantes e outros estabelecimentos — como hotéis — recebam um fluxo maior de pessoas. Nesses casos, o sistema de agendamento on-line ajuda a manter o controle de clientes.

Um dos motivos é que é possível marcar os dias dos eventos no calendário e até oferecer diferenciais exclusivos para estas datas. Assim, os consumidores já ficam sabendo das atrações e podem se preparar para participar delas.

O software ainda permite, por exemplo, que você não venda mais do que consegue atender, porque tudo fica registrado na plataforma. Além do mais, essa tecnologia evita filas, pois a reserva é feita inteiramente pelo meio digital.

Como consequência, isso possibilita saber, com exatidão, quantos clientes esperar no dia e, assim, preparar-se adequadamente para recebê-los e entregar a melhor experiência possível.

3. Otimiza o gerenciamento de estoque

O sistema de agendamento on-line otimiza o gerenciamento de estoque, visto que há o controle de quantas pessoas visitam o restaurante, tendo essas informações em mãos antecipadamente.

Graças a isso, o gestor pode comprar os insumos — como ingredientes, contratar mais pessoal para atender à alta demanda etc. — e ficar preparado para enfrentar qualquer desafio.

No mais, não há o risco de não ter como fazer aquele prato que é a assinatura do estabelecimento, porque os ingredientes acabaram de última hora ou esperava menos pessoas.

4. Melhora as vendas na baixa temporada

A quarta vantagem envolve melhorar as vendas na baixa temporada. Isso porque o software propicia conferir os preços e, em paralelo, pode ser usado para oferecer serviços adicionais — como uma nova sobremesa — e disponibilizar cupons de desconto.

Assim, os clientes são atraídos para condições melhores e percebem que vale a pena visitar o local, mesmo fora das épocas mais procuradas.

5. Dá mais previsibilidade para as vendas

Para finalizar, o uso do sistema de agendamento on-line dá mais previsibilidade para as vendas. Isso significa que, no final do mês, você já consegue fazer uma previsão de como será o período seguinte, baseado na quantidade de reservas.

Vale a pena destacar que essa característica não é apenas benéfica para o setor financeiro, mas também para o dia a dia do restaurante. Isso inclui, por exemplo, programar a contratação de colaboradores temporários ou contatar fornecedores.

>>>> Aprenda mais: como a previsibilidade pode salvar seu negócio?

Como disponibilizar a agenda on-line para clientes?

Para disponibilizar o sistema de agendamento on-line, é necessário usar uma plataforma específica para este fim. Nela, é possível criar uma página que exibe o calendário e marcar datas e horários disponíveis, bem como fazer a reserva e o pagamento digital.

No mais, é preciso divulgar nas redes sociais — disponibilizando o link — que o restaurante trabalha com reservas on-line, viu? E quer saber qual plataforma usar? Pois temos uma dica: a Planne.

Com ela, você tem acesso a todas as funcionalidades que citamos no início do artigo, como reagendamento, mapa de lugares, cobranças antecipadas e mais: