O que é a conciliação de recebíveis?
A conciliação de recebíveis é o processo que permite às empresas verificarem se todos os valores vendidos foram devidamente recebidos. Consiste em gerenciar, analisar e controlar as movimentações e informações como valores, prazos, taxas e parcelas, relacionados aos valores a receber, principalmente sobre as vendas em cartão.
O processo de conciliação de recebíveis é importante para garantir a integridade e precisão das informações financeiras da empresa, bem como evitar eventuais prejuízos decorrentes de erros ou fraudes nas transações com cartão. Por isso, é uma prática essencial para empresas que lidam com vendas por meio de cartões de crédito ou débito.
Muitas empresas utilizam ERPs e softwares específicos para realizar este processo, entretanto, ter o conhecimento técnico e compreender a lógica que guia essas ferramentas trará um maior grau de confiabilidade nas informações geradas para a gestão financeira do seu negócio.
Sabendo que é um processo essencial para a boa gestão financeira das empresas, a Planne preparou este artigo explicando o que é a conciliação de recebíveis e como você pode implementá-la em sua empresa.
Como funciona a conciliação de recebíveis?
O primeiro passo para isso é saber as regras comerciais envolvidas nas transações, como, por exemplo, taxas aplicadas e prazos de recebimento.
Vamos supor que as regras comerciais que você contratou com a sua adquirente sejam as seguintes: taxas a partir de 3% e condição de liquidação dos valores a cada 30 dias por parcela para as vendas feitas no cartão de crédito e liquidação das vendas em Pix e cartões de débito no dia seguinte à data da venda, conforme podemos verificar na tabela ilustrativa abaixo:
Condições comerciais contratadas com a adquirente
Por questão de simplificação, não está sendo considerado as diferentes taxas de bandeiras, que sabemos que existem
Após saber quais são as condições comerciais contratadas, o segundo passo é verificar as vendas realizadas em um determinado período de tempo e quais foram as condições de pagamento que os clientes optaram por utilizar. Portanto, suponha que foram realizadas cinco vendas no valor total de R$2.000,00 em 20/03/20XX, com diferentes opções de pagamento, conforme apresentado na tabela abaixo:
Exemplo de relatório de vendas realizadas no período ilustrativo
A primeira vista parece ser complexo realizar o processo de unir as duas tabelas e ter as informações necessárias para projetarmos o nosso fluxo de caixa e, posteriormente, realizar a conciliação de recebíveis. Se você pensou que é difícil, é porque provavelmente é. Um relatório de vendas não tem o propósito de ser a base para alimentar os seus lançamentos financeiros, quando estamos falando de recebíveis de cartões, especialmente quando se trata de vendas parceladas, em que haverá mais de uma data de recebimento relativa a cada venda. No entanto, as soluções de pagamento sempre oferecem - ou deveriam oferecer - relatórios que permitem com que as vendas realizadas possam ser exibidas na forma de recebíveis, conforme podemos observar na tabela a seguir:
Exemplo de relatório de recebíveis gerados no período ilustrativo
Desta forma, o terceiro passo é verificar se os valores que foram gerados de recebíveis são compatíveis com o montante de vendas realizadas no período apurado.
Após identificar e confirmar que as informações de vendas e recebíveis estão de acordo, passaremos para o quarto passo, que é o provisionamento dos valores a receber. Repare que a partir das vendas feitas no dia 20/03/20XX, foram gerados valores a receber em 4 datas diferentes, 21/03/20XX, 19/04/20XX, 19/05/20XX e 18/06/20XX, como pode ser observado na tabela de valores a receber:
Tabela de valores a receber
No quinto passo, por fim faremos a conciliação dos recebíveis, comparando os valores previstos a serem recebidos com os valores que de fato foram liquidados em cada data. Ainda, é possível comparar os valores provisionados em seu controle, com os valores previstos no calendário de recebíveis de sua adquirente, isso permite identificar possíveis divergências e tomar as medidas necessárias para corrigir eventuais problemas.
Em resumo, para realizar a conciliação de recebíveis de cartões, é necessário:
- conhecer as regras comerciais envolvidas nas transações;
- identificar as condições de pagamento utilizadas pelos clientes;
- verificar a compatibilidade dos valores entre as vendas e recebíveis gerados;
- provisionar os valores a receber e, por fim;
- conciliar os valores previstos a serem liquidados em cada data com os valores efetivamente liquidados.
Com esse processo bem estruturado, é possível garantir a precisão do fluxo de caixa da empresa e evitar possíveis problemas financeiros no futuro.
